最近はWEB面接だけで入社が決定した、という方も多いのではないでしょうか。入社後の研修や業務もリモートになることが想定されます。テレワーク環境でのコミュニケーションの取り方について、入社前に確認しておきたい5つのポイントをおさえておきましょう。
OJTもオンラインで
コロナ禍、テレワークの浸透により、入社手続きや本人確認書類もオンラインで完結させている企業が大変多いようです。当面この傾向は続くと思われますが、入社後のOJTや同じ部門の先輩たちとの連携はどのようにすれば良いのでしょうか。面接で携わった人以外誰とも接点がないまま入社しても、いざOJTが始まるとなると、これまで限られた人だけで良かったコミュニケーションの取り方は大きく変わってきます。
コロナ禍前は、先輩社員やOJT担当の社員が様子を見に来てくれたり、それこそ最初のうちは手取り足取り、業務工程や社内ルールを教えてくれたりしていたことでしょう。
ところが、配属されるといきなりオンライン上で朝礼や会議が始まり、「新しく入った○○さん」という形で紹介され、その後各自オフラインで業務へ…。これでは、仕事の内容はレクチャーされても、誰にどうやって質問したり相談したりすれば良いのかわかりません。
面倒くさいと思われても最初が肝心！5つのポイントをおさえよう
まずは、仕事の内容と並行して「誰と」「どの手段で」「どのタイミングで」コミュニケーションを取れば良いのか、事前に確認しましょう。
ビジネスチャットやLINE等のツールを駆使することが禁止されている企業もありますので、当たり前と思っていることが「この会社では当たり前じゃないかもしれない」ということを前提に確認する必要があります。
＜オンラインでのコミュニケーション確認ポイント＞
・OJT担当者の繁忙時間帯や繁忙曜日はいつなのか
・OJT担当者が不在の時は誰に確認すれば良いのか
・報連相のタイミング
・完了イメージのすり合わせ
・有事の際の対応方法
これらの基本事項を確認したうえで、それをどのツールを使って運用するのかまで確認しておきましょう。メールだけで良いのか、毎日オンラインで定期的に打ち合わせができるのか、何か指定された共有ツールがあるのか等、言われなかったから、知らなかったからできなかった…ではなく、あらかじめこちらから質問して準備しておくことが肝心です。
当たり前のことは伝えてもらえないと想定しておく
コロナ禍で、急にリアルの職場からオンライン環境になったのは既存社員たちも同じなのですが、新入社員と既存社員ではその過程が大きく違います。ああでもない、こうでもないと、失敗やコミュニケーションエラーを繰り返しながら試行錯誤して出来上がった暗黙のルールやオンライン下での「日常の普通」は、その後に入社してきた新入社員にルールやマニュアルとして伝えられるほど時間が経過していません。
そのため、新入社員が「知らない・わからない」ということ自体が既存社員にはわかりません。そもそも、テレワークでのOJT自体手探りで始めている企業が多いことも事実。自分のあとに入社してくるメンバーのためにも、新人時代にわからなかったことを一覧としてまとめチームに共有することで、早期にチームワークが生まれることもあります。
最初が肝心です。オンラインでもオフラインでも、不安要素をなくし、分からないことは自ら能動的にコミュニケーションをとることが、双方にとっても最も大切なことになります。
