コロナ禍により日常となったテレワーク。日本政府が主導してきた働き方改革の一環が予期せぬ形で前進しましたが、一方よく耳にするのがチームワーク作りへの課題です。そこで今回は、テレワーク下でもチームが一体感を得られる組織作りについてお伝えしていきます。
■そもそもの課題は？
テレワーク下での一番の課題は、ずばりコミュニケーション不足です。日々リアルで仕事をしていた頃はチームメンバー同士が気軽に雑談ができ、業務でも相手の表情や発言内容、状況を見ながら仕事を進めることができていました。
ところがテレワーク環境での仕事は、会議や打ち合わせ等決められた時間にならなければオンラインでコミュニケーションを取ることはおろか、日々、誰がどのような仕事をしているのか見えにくくなりました。
そのため個々の帰属意識が薄らぎ、チームワーク作りに必要な団結力が弱まると同時に、自分のパフォーマンスが認められにくいといったテレワーク下特有の課題が浮き彫りになり、モチベーションの低下につながっています。
チームワークの醸成は仕事の生産性を上げる上でも欠かせません。テレワークを主流とし、オフィスを縮小したりバーチャルオフィスのみにしたりしている企業も出てきている現在、各企業ではチームの連帯感を保つためにどのような施策を講じているのでしょうか。
■テレワーク環境でもチームワークを高める5つの方法
ここでは、企業がテレワーク環境において実施した施策のうち「やって良かった！」という実際に効果が得られた例をご紹介します。
１．業務のマニュアル化による情報共有
テレワーク下では、特定の人だけが特定の業務のやり方がわかる状態になっていることがよくあります。その人がいないと回らない仕事は非効率的であり、生産性を高めるアイデアが出てきません。
ここで一度、各業務の手順やルールをマニュアル化しておくことで、チーム全体で情報共有ができ仕事の効率化につながります。各人の仕事内容や業務の目的も可視化でき、チームメンバーが共通の認識で仕事を進めることもできます。異動や転職等で新人がチームに合流した際にも、全員が同じマニュアルを見ることで認識を共有でき、スムーズにチームに溶け込むことが出来るでしょう。
２．定例ミーティングや面談の機会を計画的に作る
リアルで仕事をしていた際は、「ちょっと今から打ち合わせできる？」と気軽にミーティングを設けることが出来ていましたが、テレワークではあらかじめ計画しておかなければコミュニケーションの場が作れません。
そのため、部署全体の定例ミーティングは必ず週に1回、各チームは1日1回、個別面談（1on1）は、2週に1回等、あらかじめ計画的にコミュニケーションをとる場を作ります。とある企業では、会議の前に一人1分間ずつ今週あった3大ニュースを発表するというルールにして、コミュニケーションのきっかけを作っているようです。
３．雑談部屋を作る
常時、オンライン上に雑談部屋を作っておくのもおすすめです。いわゆる、リアルの喫煙室と同じ役割です。仕事に煮詰まったときや誰かと話したいとき、アイデアを共有したいとき、何でも話せる場を提供します。先ほどの3大ニュースを実施している企業では、雑談部屋でニュースの続きを話しているという事例があるようです。
雑談部屋を作るのが難しい場合には、例えばチームの定例ミーティングの最初の10分を必ず雑談タイムにしている、という企業もありますので参考にしてみてはいかがでしょうか。
４．オンラインイベントの開催
ここ1年くらいで、様々な企業が様々なオンラインイベントを開催しています。社員総会がリアルで開催できなくなってしまった企業が、オンラインで実施したニュースを目にしたことがあるかもしれません。
オンラインならではのイベントで、普段は聞けない新卒と幹部の対談や、中途社員の自己紹介、取引先の方をお呼びして自社製品導入後の成功事例等をお話しいただくといったイベントを行っている企業もあります。ちなみに、イベント時の食事はすべて同じものが自宅に送付されます。
最近では、オンライン専用のフードデリバリー企業が豊富で、全国同じ食べ物が宅配便で配達されるサービスが活況です。
５．表彰式/サンクスアワードの開催
社員に対する表彰式をオンライン上で行うのも会社内のチームワークを高めるのに良い手段です。
例えば社内SNSを活用し、それぞれの投稿記事に応じて「いいね！」の数を一定期間収集し、サンクスアワードを実施している企業もあります。「いいね！」「ありがとう！」「がんばれ！」といったスタンプの集計のほかに、コメント数についても集計して、アワード期間中にどれだけ相手に貢献や気づきを提供できたかを表彰します。発信したり反応したりすることで存在承認につながり、チームとしての一体感が醸成されます。
■チームワークの醸成が生産性向上のカギ
コミュニケーション不足による生産性の低下が懸念されるテレワーク時代。チームワークの醸成が、パフォーマンスの向上に重要な役割を果たします。テレワーク期間が終わったらやろう、コロナが終息したらやろう、という声が聞こえてくることがありますが、テレワーク環境でも実施している企業はすでに何歩も先に歩みを進めています。企業規模や環境によって当然出来ないことは発生すると思いますが、それを「できない」ではなく「できるようにするには」どうするのかを考えてみましょう。
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